Este artigo é um tutorial sobre um dos aspectos importantes do módulo de compras do TOTVS Protheus: a Importação de Pedidos de Compras para o Documento de Entrada. Essa funcionalidade facilita muito o trabalho de digitação de documentos de entrada e poupa tempo precioso da equipe responsável pela entrada das notas.
Lembrando que cada cliente pode utilizar partes diferentes dos módulos, dependendo da estrutura disponível e da necessidade de cada um dos processos. Ou seja, não são todos os clientes que utilizam as partes de Solicitação de Compras, Cotações, Pré-Notas, enfim. Cada caso é um caso, cabendo ao analista encontrar a melhor forma de implementar os processos necessários 😉
Importação de Pedido de Compras
Vamos analisar um cenário comum: ao final do processo de compras, o usuário responsável pelo input dos documentos de entrada recebe a nota fiscal do fornecedor e deve incluir essas informações no sistema através do cadastro dessa nota. Caso a empresa utilize os pedidos de compras durante o processo, podemos importar diretamente os itens da nota à partir do pedido para esse fornecedor.
Para isso, cadastraremos dois pedidos de compras em Atualizações > Pedidos > Pedidos de Compras.
Dois pedidos de compras porque a funcionalidade de importação de pedidos de compras está disponível tanto para a Pré-Nota de Entrada quanto para o Documento de Entrada, ambas utilizando as tabelas SF1 e SD1.
Pré-Nota de Entrada
Com os pedidos já criados, começaremos pela importação para a pré-nota de entrada. A pré-nota de entrada consiste do registro básico das informações necessárias para a entrada da nota, sem a necessidade da classificação dos dados fiscais, contábeis e financeiros.
Acessamos o cadastro de Pré-Notas em Atualizações > Movimentos > Pré-Nota de Entrada. Após, selecionamos a opção Incluir.
Na tela de inclusão, preenchemos corretamente os campos Tipo da Nota, Form. Prop., Número, Série, Dt. Emissão, Espec. Documen. e UF. Origem.
O ponto importante nessa etapa do cadastro é o campo Fornecedor e Loja. Devemos selecionar o fornecedor do Pedido de Compras criado anteriormente.
Com o cursor posicionado na grid de produtos, selecionamos a opção Item Ped. no menu de Ações Relacionadas. Essa tela nos trás cada um dos itens dos pedidos de compras em aberto para esse fornecedor.
Com as informações do item do pedido de compras, o usuário pode preencher automaticamente cada um dos produtos contidos na nota recebida do fornecedor.
Outra forma de carregar o pedido de compra é importar todo o pedido (não item a item) ou múltiplos pedidos. Para isso, ao invés de selecionar a opção Item Ped., o usuário pode selecionar a opção Pedido.
Ao selecionar essa opção, o usuário pode selecionar diversos pedidos de compras e importá-los diretamente para o grid de itens.
Documento de Entrada
O processo de importação para o Documento de Entrada é extremamente parecido com o da Pré-Notas de Entrada. A diferença nesse caso é a própria natureza da rotina, onde o documento de entrada contém informações apuradas para os aspectos financeiros, fiscais e contábeis.
Para acessar a rotina, vamos a Atualizações > Movimentos > Documentos de Entrada e clicamos em Incluir.
Novamente, preenchemos os campos do cabeçalho nos atentando a informação de Fornecedor e Loja. Após preenchermos todo o cabeçalho, selecionamos a opção Item Ped. no Ações Relacionadas e, um a um, importamos os itens do pedido restante.
Da mesma forma que podemos importar o pedido inteiro na Pré-Nota de Entrada, também podemos utilizar essa opção no Documento de Entrada 🙂
Conclusão
Essa simples dica de funcionalidade é muito importante, tanto para o usuário que pode aumentar sua eficiência na utilização do módulo, quanto para o analista que pode utilizá-la para aumentar as possibilidades de capacitação dos usuários de seus clientes.
Para finalizar, o artigo e sanar quaisquer dúvidas sobre o processo, colocamos um vídeo sobre o tema abaixo:
Um abraço e até o próximo artigo!
Eu lhe agradeço muito, foi muito útil, para mim. Obrigada!!